Strategia on yhdistyksen keskeinen työkalu, joka ohjaa toimintaamme kohti pitkän aikavälin tavoitteita. Alla on esitetty selkeä ja toimiva strategiaprosessi, joka sisältää vaiheet, tehtävät ja työtavat, joilla prosessi viedään läpi yhdistyksen ydintiimin ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa.
1. Esivalmistelu
Tavoite: Luoda vankka pohja strategiaprosessille tunnistamalla tavoitteet, sidosryhmät ja resurssit.
Tehtävät:
- Tavoitteiden määrittely: Tunnistetaan strategiaprosessin keskeiset tavoitteet ja halutut lopputulokset.
- Sidosryhmien kartoitus: Määritellään yhdistyksen keskeiset sidosryhmät ja heidän roolinsa prosessissa.
- Prosessitiimin nimeäminen: Valitaan ydintiimi, joka vastaa prosessin johtamisesta.
- Ulkopuolisten asiantuntijoiden valinta: Määritellään asiantuntija-avun tarve ja valitaan sopivat asiantuntijat.
Työtavat:
- Työpajat ja suunnittelupalaverit: Järjestetään alkupalaverit ydintiimin kanssa ja työpajoja sidosryhmien näkemyksien keräämiseksi.
2. Nykytilan analyysi
Tavoite: Ymmärtää yhdistyksen nykytila ja toimintaympäristö.
Tehtävät:
- SWOT-analyysi: Analysoidaan yhdistyksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat.
- Sidosryhmien tarpeiden kartoitus: Kerätään tietoa sidosryhmien tarpeista ja odotuksista.
- Toimintaympäristön analyysi: Arvioidaan ulkoinen ympäristö, kuten markkinatilanne ja kilpailu.
Työtavat:
- Kyselyt ja haastattelut: Toteutetaan jäsenkyselyitä ja sidosryhmähaastatteluja.
- Benchmarking: Verrataan yhdistyksen toimintaa muihin vastaaviin organisaatioihin.
3. Tulevaisuuden visio ja strategiset tavoitteet
Tavoite: Määrittää selkeä visio ja strategiset tavoitteet tulevaisuuden suuntaamiseksi.
Tehtävät:
- Visio ja missio: Muotoillaan yhdistyksen visio ja tarvittaessa päivitetään missio.
- Strategiset tavoitteet: Määritellään keskeiset strategiset tavoitteet.
Työtavat:
- Strategiatyöpajat: Yhdessä asiantuntijoiden kanssa laaditaan visio ja strategiset tavoitteet.
- Sidosryhmien osallistaminen: Esitellään ja arvioidaan strategialuonnos sidosryhmien kanssa.
4. Strategian jalkauttaminen
Tavoite: Varmistaa strategian tehokas toteutus ja viestintä.
Tehtävät:
- Toimintasuunnitelma: Laaditaan konkreettinen suunnitelma toimenpiteistä, vastuista ja aikatauluista.
- Viestintäsuunnitelma: Määritellään viestintästrategia, jolla strategia tuodaan käytäntöön.
Työtavat:
- Työpajat ja suunnittelupalaverit: Toimintasuunnitelman laatiminen yhdessä ydintiimin ja asiantuntijoiden kanssa.
- Viestinnän työkalut: Hyödynnetään uutiskirjeitä, verkkosivuja ja sosiaalista mediaa strategian viestimiseksi.
5. Seuranta ja arviointi
Tavoite: Seurata strategian etenemistä ja tehdä tarvittavat korjaustoimenpiteet.
Tehtävät:
- Seuranta ja mittarit: Määritellään mittarit strategian seurannalle.
- Arviointi ja päivitykset: Arvioidaan säännöllisesti strategian toteutumista ja tehdään tarvittavat päivitykset.
Työtavat:
- Säännölliset katsaukset: Seurantapalaverit ydintiimin kesken.
- Palautekierrokset: Jatkuva palautteen kerääminen sidosryhmiltä.
6. Strategian uudistaminen
Tavoite: Uudistaa strategia tarpeen mukaan ja varmistaa pitkäjänteinen menestys.
Tehtävät:
- Pitkän aikavälin tarkastelu: Arvioidaan ja uudistetaan strategia esimerkiksi kolmen tai viiden vuoden välein.
Työtavat:
- Strategiatyöpajat ja seminaarit: Laajemmat työpajat ja seminaarit strategian uudistamistarpeiden arvioimiseksi.
Ehdotetut työtavat koko prosessin ajan:
- Fasilitoidut työpajat: Asiantuntijoiden vetämät työpajat varmistavat laadukkaan lopputuloksen.
- Projektinhallintatyökalut: Trellon tai Asanan kaltaiset työkalut auttavat prosessin seurannassa.
Jatkuva viestintä: Varmistetaan avoin viestintä, jotta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla prosessin etenemisestä.